时间:2013-03-12 15:21:52
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相信现在有许多领导都很苦恼一件事情,那就是大会太繁琐小会太随意。一个会议开了将近1个小时,可是说了什么美人能够明白,有的甚至在打瞌睡,员工的士气更加低下。想要改变这个尴尬的局面,就要做到以下几点,漂亮网小编教你如何逆转。
1、开会要具有目的性,如果你连开会要说些什么都不知道的话,那么很难会让员工打起精神来听你讲话。其次,每个参加会议的人在进入会议室之前,也应该要想好自己的观点和要说的话。因此,一些会前的准备工作是必须要做好的,议程、需要讨论的内容以及每个人的相关任务,必须要有专人负责起草和发送邮件,即便是例会,这么做也能够增强员工们的重视程度。
漂亮网小编提醒,如果会议只是单纯地布置任务,那么员工多半不会太积极,因为大家没有获得自己的表达时间和话语权,一味地坐着听命,容易导致情绪低落或者无精打采。布置任务这样的事情可以用邮件或私下沟通的形式代替,会显得更为得体。当然,员工也可以在邮件中提出新的问题,让大家尽早形成想法。有一个小技巧可以让员工们对会议更有准备和期待,就是提前透露会议上要决定的事宜和可能将要达到的效果,此举等于对会议进行了提前的预热和炒作。
2、执行好个人角色,公司的会议通常需要有两种角色:引导者和参与者。会议由谁召集,一般就由谁作为引导者,引导者的作用相当于主席或主持人,负责穿针引线,调节气氛,引发讨论。引导者最好能在会议开始的时候重申一下会议的目的是什么,需要解决的问题有哪些,然后说明讨论从哪里开始,再引导着大家逐个说出自己的想法。这么做是让参与者把状态都调整到会议中来,不过漂亮网小编建议,给员工一定的时间去准备发言,不要让大家一下子陷入到从零开始的慌乱中来。
接着,引导者要注意观察谁一直在说,谁在整个会议中不发一语,从而做出平衡。内部会议的核心是讨论,而不是发布和听讲。如果一个问题提出后遭遇了冷场,引导者可以试着将它分解成若干个子问题,代入到现实语境,或者先发表自己的看法,激发讨论。会议的参与者在会前一定要结合会议的重点整理一下自己的思路,最好写下草稿,防止到会上发言时由于紧张一下子大脑空白。这样做也方便在会议中保持一个清空的状态听取别人的意见,而不是只想着自己要说的话,强调自己的观点。
如果人手充足,最好在会上设立专门的记录员,将会议要点在会后发送给所有与会人员,一方面用于确认决议,另一方面,这也给了人们重新进行反馈的空间。如果有人在会上没能充分表达自己的想法,并对决议依然持有异议,可以通过邮件再次沟通。但就一个问题反复开会,一般是不必要的做法,坚持一事一议原则,节约会议成本,除非超过2/3 的人都认为应该对此问题重新讨论,否则尽量不要复议,费时费力。
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